اعداد وتنظيم المؤتمرات والفعاليات

يتطلب هذا النوع من الخدمات خبرات واسعة في إدارة الفعاليات والمؤتمرات بأسلوب عصري مميز يرقى إلى الأسلوب العالمي الذي تنتهجه الشركات الكبرى عالمياً، تسعى شركة Discovery Tools من خلال فريقها المختص والخبير بالشؤون التنظيمية للفعاليات والمؤتمرات إلى تأمين كافة آليات تنفيذ الفعالية، التي يطلبها العميل بمهنية وكفاءة عالية، تبدأ من رغبة العميل بإقامة فعاليته وإجراء دراسة خاصة لها، يتم من خلالها بحث التوقيت المناسب لها، والجمهور المستهدف والمحاور التي ستقوم عليها والأهداف القريبة والبعيدة والرسالة التي ينبغي أن يتم إيصالها للجمهور من خلال إقامة الفعالية.

تتمثل دراسة تنظيم المؤتمرات في خدمات أساسية، هي:

تخطيط وتنظيم المؤتمرات ودراسة الميزانية وافكار التسويق وكافة الأمور المتعلقة بالمؤتمر

التخطيط للمؤتمر :

التخطيط وتنظيم المؤتمرات من خلال البحث مع العميل حول الأهداف التي يسعى لتحقيقها من تلك الفعالية وطبيعة الجمهور المستهدف والعدد المتوقع حضوره والميزانية التي رصدها لتنفيذ الفعالية وكيفية التمويل المالي وأفكاره حول التسويق ومستوى التمثيل الرسمي وما إلى ذلك، حيث يأتي بعد ذلك دورنا في العمل على تقديم خطة متكاملة تتضمن مقترحات التنفيذ والخطة الزمنية والمتطلبات الفنية والتكاليف المالية مع توفير الخيارات المختلفة المتاحة من موردين وموفري الخدمات الذين بإمكانهم تقديم الخدمات المطلوبة والتي بها يمكن تحويل فكرة العميل من فكرة إلى واقع.

تأمين وتجهيز مكان عقد المؤتمر

خدمات تجهيز وتنسيق مكان عقد المؤتمر من الصالة والمنصة الرئيسية، حيث أن المكان الذي يجب أن يحتضن تلك الفعالية، لابد أن يتناسب مع نوع الفعالية، و يتماشى مع الذوق الرفيع الذي يكسب الفعالية أهمية بالغة للجمهور، حيث يتوفر لدينا العديد من الخيارات لتجهيز مكان المؤتمر بأفضل شكل ليساهم في تعزيز صورة عملائنا.

تأمين معدات الصورة والصوت

خدمات أجهزة الصورة وتجهيزات الإضاءة، حيث يتم استخدام أفضل الأجهزة المستخدمة في هذا المجال، وذلك لضمان جودة الصورة الملتقطة، وتوفير إضاءة مريحة تساعد القائمين على الفعالية من إبراز نشاطاتهم بالشكل الأمثل.

تأمين وتجهيز مكان عقد المؤتمر

هذه الخدمة تكون في الفعاليات التي تكون موجهة لجمهور متعدد الثقافات واللغات، إذ أنه لا يمكن تجاهل الفئات التي لا تتحدث باللغة التي تعتمد عليها الفعالية، بل من الواجب الإهتمام بكل من سجل إهتمامه بمتابعة هذه الفعالية، وذلك من خلال إيصال مجريات الأحداث باللغة والصورة التي يفهمها، بأسلوب احترافي مميز ومتقن.

التغطية الإعلامية والتوثيق للمؤتمر

إذ تكمن أهمية هذه الخدمة في طرق تفعيل التغطية الإعلامية للفعالية، بالإعتماد على أحدث الوسائل التي يتم انتقاؤها بعناية وثقة بأنها ستكون الخيار الأمثل لإيصال رأي الجمهور حيال ما جرى في تلك الفعالية.