السكرتارية الإلكترونية وإدارة المكاتب الذكية - دورات السكرتارية وإدارة المكاتب

دورة السكرتارية الإلكترونية وإدارة المكاتب الذكية وفق أحدث المتغيرات

مقدمة:-

صممت شركة Discovery Tools الدورة التدريبية ” السكرتارية الإلكترونية وإدارة المكاتب الذكية وفق احدث المتغيرات ” لأهميتها فالتوثيق الإلكتروني ليس مسألة فنية فحسب ولكنه مسألة حضارية وثقافية فهو يرتبط بتغير قيم ومفاهيم وعادات سائدة، فالأخذ بمفهوم التوثيق الإلكتروني سوف يؤدي بالضرورة لزيادة الكفاءة والفاعلية والإنتاجية.

ولم تعد وظيفة المكتب في وقتنا الحاضر تقتصر على استلام البيانات والمعلومات وتسجيلها وحفظها بل اصبح المكتب الآن مركزاً هاماً لتقديم خدمة معلومات جيدة إلى كافة إدارات واقسام المؤسسة لسرعة اتخاذ القرارات والتخطيط السليم لأعمال المؤسسة، لذلك فإن الإدارة المكتبية الآن بما تشمله من كافة الأعمال المكتبية التي تؤدي في المكاتب اصبحت فرعاً مهماً من فروع علم الإدارة، وتطورت تطوراً ملحوظاً في اهدافها ومبادئها ووظائفها خاصة بعد إدخال التقنية الحديثة من آلات واجهزة ومعدات وانظمة إلكترونية للاتصالات والحفظ مما جعل الأعمال المكتبية الآن في اغلب المؤسسات والمنشآت والبنوك عنصراً رئيسياً في العمل وليس عنصراً ثانوياً كما كان من قبل، مما ابرز اهمية الأعمال المكتبية في كافة المؤسسات متمثلة في الفروع العديدة لها والتي تؤدي بدءاً من الاتصالات الكتابية بكافة انواعها وإجراءات تداولها ثم حفظها، كل ذلك مقروناً بأعمال السكرتارية المتنوعة مما جعل الإدارة المكتبية هي الأساس في عمل مديري المكاتب .

اهداف الدورة التدريبية:-

يتوقع في نهاية الدورة التدريبية أن يكون المشاركون قادرين على :

التزود بالأسس العلمية الحديثة في السكرتارية الإلكترونية وإدارة الأعمال المكتبية وتنمية مهاراتهم الإدارية والسلوكية اللازمة لتحقيق فعاليتهم في ممارسة مسئولياتهم
تعريف المشاركين بالأساليب والاستراتيجيات الحديثة في الإدارة والأجهزة المستخدمة في اعمال السكرتارية وانظمتها وتزويدهم بالمهارات والمعلومات اللازمة لعلمهم وإكسابهم مهارات التعامل مع مختلف مجريات العمل والتعامل مع الآخرين.
معرفة كاملة بمفهوم الإدارة المكتبية الإلكترونية والسكرتارية الإلكترونية والهندرة .
تزويد المشاركين بمفهوم وظيفة السكرتارية التنفيذية في عصر المعلوماتية والنظم الإلكترونية وتعريفهم بطبيعة عملها بالتركيز على المهارات الإدارية والسلوكية
إكساب المشاركين مهارات القيام بمهام الإدارة المكتبية المعاصرة التي تتطلبها متغيرات الألفية الثالثة
معرفة كاملة بالآفاق الجديدة لهندرة المكاتب، وطبيعة النشاط المكتبي.
إجادة التمييز بين السكرتارية التنفيذية وأنواع السكرتارية الأخرى ( العامة – الخاصة – المتخصصة ).
مهارات تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤولين.
معرفة قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.
مقارنة خطط العمل مع المنظمات الأخرى بغية تطويرها وتحسينها من خلال تنمية المهارات الفنية والسلوكية.
معرفة كاملة بفنون التعامل مع التقنيات الحديثة ورفع معدلات الأداء المكتبي باستخدام التكنولوجيا ونظم المعلومات.
إجاده تنظيم أوراق المكتب بصورة تسمح بالاسترجاع منها فقط بأسرع وقت.
اجادة الرقابة على الأداء المكتبي.